Апостиль документов, что это такое?

Апостиль (apostile, apostille, postilla) – это инструмент упрощенной легализации документов в стране их выдачи для их действия за рубежом. Он подтверждает подлинность документов, выданных одним государством, для их действия в другом государстве.

Для действия документа вне страны происхождения он должен быть легализован. С целью упрощения взаимоотношений между организациями разных стран, многие государства подписали 5 октября 1961 года Гаагскую Конвенцию. До этого документы должны были проходить сложную многоэтапную процедуру консульской легализации, которая необходима и сейчас для документов, изданных в государствах, не вошедших в Гаагскую Конвенцию. Эта Конвенция отменяет требование консульской легализации иностранных официальных документов. Подробнее об этой Конвенции можно узнать здесь: Гаагская конвенция.

В соответствии с этой конвенцией на всех документах, выпущенных и оформленных для хождения вне страны происхождения, должен быть проставлен апостиль. Так что такое апостиль? Апостиль - это печать, или правильнее сказать штамп, который ставится компетентным органом, который удостоверяет подлинность подписи, должность лица, подписавшего документ, если необходимо, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.

Документы, издаваемые и оформляемые в государствах, не входящих в Гаагскую конвенцию, подлежат легализации в консульстве страны назначения документа, или же, если они уже отправлены без такой легализации, в консульстве страны происхождения (это намного более сложный и времязатратный процесс).
Посмотреть список государств, входящих в Гаагскую конвенцию можно здесь: Страны, входящие в Гаагскую конвенцию.

Как выглядит апостиль?

Апостиль имеет квадратную или прямоугольную форму с длиной стороны около 10 см. Апостиль может проставляться штампом на самом документе (оборотной стороне документа), приклеиваться наклейкой, прикрепляться отдельным листом при помощи ленты или канцелярского люверса, или наноситься с помощью самоклеящегося стикера. В зависимости от страны происхождения он может быть защищен голограммами, водяными знаками, сухими печатями и другими способами защиты.

Апостиль содержит 10 обязательных полей, которые могут заполняться на английской или французском и национальном языке страны происхождения документа. Заголовок Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан только на французском языке.

Примеры апостиля

На какие документы можно поставить апостиль?

• документы, исходящие от нотариусов (доверенности, согласия, заявления) — проставляет Министерство Юстиции;
• нотариально заверенные копии личных документов (дипломы, аттестаты, справки, свидетельства, выписки и др.) РФ — Минюст РФ;
• нотариально заверенный перевод документов, сшитый с нотариальными копиями — минюст России;
• выписки из паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не всеми нотариусами) — министерство юстиции России;
• нотариальные копии российского и заграничного паспорта РФ (делается не всеми нотариусами) — минюст;
• нотариальные копии водительского удостоверения — минюст;
• документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства, выписки, о постановке на налоговый учет и др.) — только на нотариальные копии (минюст);
• оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.) — министерство образования;
• оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и др.) — архив ЗАГС;
• документы о трудовом стаже, заверенные нотариусом — минюст;
• судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу — минюст;
• документы о военной службе (работе) в ВС РФ, ВС СССР и Объединённых Вооружённых Силах СНГ, выдаваемых в РФ;
• документы, выданные органами прокуратуры Российской Федерации — генеральная прокуратура;
• справки о наличии (отсутствии) судимости, архивные справки, выписки или копии документов, справки из реестра дисквалифицированных лиц — ЗИЦ МВД;
• справки органов ФСИН — минюст;
• некоторые другие;

Апостилированию не подлежат:

• документы, выданные для использования в странах, подписавших Договор о правовой помощи с РФ;
• документы с нарушением региональной подведомственности (т.е. заверенные нотариусами разных регионов и нотариальных палат): например, доверенность удостоверена нотариусом Ростова-на-Дону (Минюст по Ростовской области), а нотариальная копия заверена нотариусом Москвы (ГУ МЮ по городу Москве);
• иностранные документы, выданные иностранными государствами;
• ненадлежаще оформленные документы;
• нечитаемые (старые) документы с неразличимыми печатями и отметками выдавших органов;
• документы с исправлениями;
• подлинники паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений, водительских прав и пр.;
• справки для венчания в другом государстве, о крещении и принадлежности к вероисповеданию (легализуют отдельно в ЕПРЦ);
• документы коммерческого или таможенного характера (заверение в ТПП РФ);
• документы, исходящие от дипломатических и консульских учреждений;
• и некоторые другие документы.

Кто ставит штамп апостиль в РФ, цены, сроки

• Министерство юстиции и территориальные органы Министерства юстиции;
• Министерство обороны;
• Министерство образования;
• Министерство внутренних дел и региональные органы;
• Росархив;
• Органы ЗАГС и региональные органы;
• Генпрокуратура РФ.

* Данный список органов может меняться, актуальность на апрель 2018 года.

Пример

Для наглядности рассмотрим пример оформления апостиля на свидетельстве о рождении. Апостилизировать свидетельство можно несколькими способами:

1) Поставить апостиль на оригинал свидетельства о рождении можно в Архиве ЗАГС Москвы (если документ был выдан в Москве или Московской области).

2) Апостиль можно также поставить на нотариальную копию свидетельства о рождении в Главном Управлении Министерства юстиции по Москве. Только нотариальная копия должна быть сделана нотариусом Москвы или Московской области, само свидетельство может быть выдано территориальным подразделением ЗАГС другого региона.

3) Если свидетельсто о рождении было выдано органом ЗАГС другого субъекта РФ, то апостилировать его можно в архиве ЗАГС этого субъекта.

Как получить апостиль?

1. Убедитесь, что страна, для которой вы делаете апостиль, входит в Гаагскую конвенцию.

2. Убедитесь, что страна, для который вы проставляете штамп апостиль не входит в список государств, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи, предусматривающие отмену легализации. Если страна входит в список, то на всякий случай уточните у принимающей стороны, подходит ли ваш случай под действие данного договора. На 2018 год этот список включает следующие страны по алфавиту:

3. Надлежащим образом оформите документ, подлежащий апостилизации;

4. Оплатите госпошлину 2500 рублей (или предоставьте документ, подтверждающий право на льготы);

5. Обратитесь в госорган с оригиналом документа, оплаченной квитанцией, паспортом и заполненным заявлением;

6. Ожидайте решения органа в течение 5 рабочих дней.

Список государств, с которыми Россия заключила договоры о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, предусматривающие отмену легализации:

• Азербайджанская Республика;

• Республика Албания;

• Алжирская Народная Демократическая Республика;

• Республика Болгария;

• Босния и Герцеговина;

• Венгерская Республика;

• Социалистическая Республика Вьетнам;

• Королевство Испания;

• Республика Кипр;

• Киргизская Республика;

• Корейская Народно-Демократическая Республика;

• Республика Куба;

• Латвийская Республика;

• Литовская Республика;

• Республика Македония;

• Республика Молдавия;

• Монголия;

• Республика Польша;

• Румыния;

• Словацкая Республика;

• Республика Словения;

• Тунисская Республика;

• Республика Хорватия;

• Чешская Республика;

• Эстонская Республика;

• Союзная Республика Югославия.

Где можно заказать апостиль?

Заказать апостиль вы можете в нашем бюро переводов на Академической по адресу: ул. Гримау, дом 10. Наш центр легализации и апостиля находится недалеко от станции метро Академическая. Мы проставляем апостиль на большинство документов, выданных государственными органами России. По всем вопросам просьба обращаться по телефонам в контактах.